翻译前要做哪些准备？源文件整理的清单

翻译质量的下限，很多时候在上传之前就决定了。一份带着修订痕迹的合同、一份批注写满「此处待确认」的方案、一份把关键行藏起来的报价表，交给任何翻译工具，出来的都不会是能直接用的稿子。花十分钟整理源文件，往往比事后花一小时改错更划算。

源文件没整理好，翻译会出什么问题？

福昕翻译在线的文档翻译入口支持PDF、扫描件PDF、Word、PPT、Excel文件翻译，扫描件也能直接提交。文档翻译页强调高效解析，用独家文档解析技术，支持PDF翻译、Word翻译。解析能力再强，也只能处理文件里实际存在的内容，原文里留着的批注、修订与隐藏内容都可能被读进去。

需要提前整理的，是要交付或留档的正式文件，比如合同、方案与内部制度。三点注意：一是文字翻译的字数口径是「普通账号文字翻译限制为3000字，翻译权益包支持8000字！」，几百字的小段落可以直接贴进文本翻译，长文更适合整篇走文档翻译或按章节拆开；二是文档的体积与页数限制没有固定数值，以页面实际提示为准；三是专有名词必须先统一，同一公司名出现三种写法，译文就会跟着出现三种。

上传之前具体要清理哪些东西？

第1步，接受或删掉修订痕迹：在Word里逐条接受或拒绝修订，确保正文只剩最终版本，再删掉所有批注与评论。第2步，取消隐藏内容：把隐藏行、隐藏列与隐藏工作表全部取消隐藏，或直接删除。第3步，统一专有名词：做一份对照表，把公司名、产品名、人名在全文改成唯一写法。

第4步，检查图表文字：图片里的文字与图表标签要确认是否需翻译，需要就改成可编辑文本。第5步，拆分超长文件：几十页的材料按章节或每十页切成独立文件，出错时容易定位。第6步，打开文档翻译页并上传：进入主站，点击顶部功能标签里的「文档翻译」，拖入文件，源语言可先用「自动」，目标语言照交付对象选定。第7步，下载后逐页抽查：重点看清理过的位置有没有留下空行、表格是否完整、术语是否与对照表一致，无误再归档交付。

还可以搭配哪些其他工具？

有道翻译适合碎片化短句与词汇的查证；百度翻译适合国内业务文件的基础互译，中文语序读起来顺；Smartcat 这类协作平台适合多人分工的批量项目，可以统一术语；OmegaT 是开源工具，适合预算有限又要长期积累术语的小团队。选型看三点：文件是否涉密、是零散短句还是整篇文档、要不要留下术语记录。在线工具均需上传文件，投标文件与客户名单这类内容建议先脱敏再提交。

准备工作的价值，在于把不确定性提前消掉。批注、修订、隐藏内容清掉，专有名词统一，超长文件按章节拆开，这几步做完，后面的翻译与校对都会顺很多。翻译不只是换成另一种语言，还包括把稿子整理成可以被正确理解的样子。需要处理外文文档时，用这个工具先把译文跑出来，再对照整理过的清单逐项验收。